Tener bien definido un plan de contingencia ante una situación critica es fundamental para una empresa. En ese contexto, es clave para estar preparado y afrontar cualquier imprevisto, situación de emergencia o complicación que pueda repercutir negativamente al funcionamiento de un negocio.
En las organizaciones es un elemento vital para asegurar la continuidad del negocio. Sirve como una herramienta que proporciona ventajas competitivas, eficacia y optimización de los procesos de recuperación. ¿Quieres saber en qué consiste y que debes saber para llevarlo a cabo? En el siguiente artículo hablaremos de ello, y si tu intención es adentrarte en el mundo empresarial, te proponemos el Postgrado Experto en Creación y Gestión de una Startup, dónde te resultara interesante conocer y diseñar un plan de ese tipo.
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¿Porque es importante el tener un plan de Contingencia ?
En la estrategia empresarial, el plan de contingencia, también conocido como plan de crisis o plan de continuidad, sirve para identificar , evaluar y establecer acciones de actuación.
Este se describe en un documento donde la organización define cómo responderá ante una situación de crisis que puede afectar negativamente a la empresa. En dicha estrategia se tendrá que evaluar la aspectos previos y posteriores a la crisis, es decir una planificación basada en tres criterios:
- Anticipación
- Solución
- Plan de recuperación
Contar un plan de actuación previsto, es importante para combatir con las amenazas, garantir la seguridad pública, evitar perdidas financieras y mantener una buena reputación en favor del crecimiento empresarial.
¿Qué debes saber para hacerlo?
En el plan de contingencia se consideran cuestiones de gestión, evaluación de daños, orientación al personal, recursos y comunicación. Para elaborarlo y gestionar una situación de crisis, hay que tener en consideración aspectos como:
Tener una persona encargada
En caso de sufrir una crisis, y poder gestionarla, la empresa debe tener una persona responsable que haya de elaborado y planteado una estrategia para ejecutar el plan de contingencia, según se requiera. Aunque la tarea pueda desarrollarse en equipo, es bueno tener un encargado, un líder para el equipo y a su vez un referente visible de forma externa.
Este responsable, debe tener cualidades diligentes, de liderazgo y facilidad para mediar y resolver conflictos. El principal objetivo en una crisis, es ponerle remedio. Se trata de encontrar soluciones, por ese motivo, resulta fundamental que la persona encargada sea activa, decidida y con buenas capacidades de comunicación.
Planificar según el tipo de crisis
La planificación es imprescindible para que un negocio funcione de manera correcta y eficaz, aunque a veces surgen imprevistos, si tienes un plan de prevención y actuación previsto, permitirá que te adelantes a posibles complicaciones y de esa forma gestionarlas. Elaborar un plan de contingencia, te beneficiará a la hora de agilizar el proceso de solución siendo efectivo y así recuperar tu buen estado.
Analizar, evaluar y definir el objetivo
Antes de nada, hay que evaluar lo sucedido, analizar el motivo por el cual ha ocurrido y fijar los objetivos a realizar mediante el plan de contingencia, con la intención de solucionar y minimizar los daños.
Es un paso básico de la estrategia empresarial, en el que debes responder a posibles situaciones de las cuales depende el proceso para evaluar la incidencia, el grado de gravedad y cómo afecta.
El tipo de crisis pueden surgir por causas distintas, como: Catástrofes naturales, situaciones climatológicas, riesgos biológicos, enfermedades, pandemias, accidentes involuntarios o intencionados causados por una persona, asuntos económicos, aparatos tecnológicos o máquinas, entre otros. La cuestión es que se deben considerar las posibles estrategias y determinar un plan acotado a cada una de ellas.
Comunicación
Ante una situación de crisis, saber comunicar adecuadamente es importante para actuar y expresarse. En tales circunstancias, la comunicación debe ser clara, solida y veraz.
En la estrategia de comunicación debes saber a que publico te diriges, para utilizar el mensaje, el tono y el canal adecuados dependiendo de la situación. De ese modo facilitar el entendimiento y facilitar soluciones.
Seleccionar la estrategia
Cuando surge un problema la rapidez de actuación es importante para salvar los daños antes de que ocurra un incidente grave. En este proceso, como hemos dicho, habrá que responder a diferentes situaciones, por ello, al elaborar un plan de contingencia deben considerarse varios escenarios y tener las respuestas correspondientes.
En ese aspecto, seleccionar la estrategia de comunicación en el plan sirve para dar respuesta a una situación interna o externa que se esta produciendo o que ya se ha producido.
- La estrategia Proactiva informa previamente para controlar el trafico informativo antes de que el publico lo requiera.
- La estrategia reactiva sirve para comunicar solo si el público lo solicita.
- La estrategia accesible la cual se basa en la trasparencia, a empresa informará permitirá el diálogo.
- La estrategia de consistencia en la cual la empresa comunica oficialmente y de forma unilateral